各市、縣（區(qū)）人民政府，自治區(qū)政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：

《寧夏回族自治區(qū)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法（試行）》已經(jīng)自治區(qū)人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

寧夏回族自治區(qū)人民政府辦公廳?????????

2024年1月23日????????????????

（此件公開發(fā)布）

寧夏回族自治區(qū)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法（試行）

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第一章 ?總 ?則

第一條?為了推進(jìn)和規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，保障政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案的齊全完整、安全保存和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》和《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法〉的通知》（國辦發(fā)〔2023〕26號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我區(qū)實(shí)際，制定本辦法。

第二條?本辦法適用于全區(qū)各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開展的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。行政處罰、行政檢查等電子文件歸檔和電子檔案管理工作可參照?qǐng)?zhí)行。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)，是指依法履行政務(wù)服務(wù)職能的行政機(jī)關(guān)和其他負(fù)有政務(wù)服務(wù)職責(zé)的機(jī)構(gòu)。政務(wù)服務(wù)，是指政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在辦理依申請(qǐng)辦理的行政權(quán)力事項(xiàng)和公共服務(wù)事項(xiàng)過程中提供的服務(wù)。政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)，是指自治區(qū)統(tǒng)建或各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)自行建設(shè)的用于提供政務(wù)服務(wù)的信息系統(tǒng)。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)電子文件，是指政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在履行職責(zé)過程中通過政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等組成。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)電子檔案，是指具有憑證、查考價(jià)值，對(duì)國家以及社會(huì)具有保存價(jià)值，并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)電子文件。

第三條?政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

（一）統(tǒng)一規(guī)劃。政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理納入政務(wù)服務(wù)工作總體規(guī)劃，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程。

（二）全程管理。政務(wù)服務(wù)電子文件的形成與辦理、收集與采集、整理與歸檔、保存與利用、移交與接收等各環(huán)節(jié)，實(shí)行全程管理。

（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。政務(wù)服務(wù)電子文件應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)、內(nèi)容完整，電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長期保存要求。

（四）高效利用。充分發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子檔案按需求、多渠道的便捷高效共享利用。

（五）安全可控。嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案的真實(shí)完整、安全可控。

第四條?規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的政務(wù)服務(wù)電子文件，可以以電子形式歸檔并向檔案部門移交，除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第二章 ?職責(zé)分工

第五條?自治區(qū)政務(wù)服務(wù)管理部門、檔案主管部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全區(qū)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

各級(jí)檔案主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查本級(jí)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題督促有關(guān)單位及時(shí)整改，對(duì)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限進(jìn)行審查，根據(jù)工作需要，研究制定相關(guān)制度規(guī)范。

第六條?自治區(qū)政務(wù)服務(wù)管理部門積極推進(jìn)全區(qū)統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與檔案館數(shù)字檔案系統(tǒng)相銜接，支撐全區(qū)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理。

第七條?各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)推動(dòng)完善本單位政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)歸檔功能，依托全國、全區(qū)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，與全區(qū)統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)電子檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)接融合，做好政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、歸檔和政務(wù)服務(wù)電子檔案保管、利用、移交等工作。已自行建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)開展政務(wù)服務(wù)電子檔案管理工作的，應(yīng)當(dāng)與全區(qū)統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)電子檔案管理信息系統(tǒng)做好對(duì)接。

第八條?全區(qū)各級(jí)國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進(jìn)館要求，建設(shè)形成能夠規(guī)范接收、長久保存和共享利用政務(wù)服務(wù)電子檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)，支撐全區(qū)政務(wù)服務(wù)電子檔案的長期安全管理。

第三章 ?數(shù)據(jù)采集

第九條?政務(wù)服務(wù)電子文件采集范圍包括：

（一）政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)過程中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的電子文件。

（二）政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)過程中以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)閱的電子證照及其元數(shù)據(jù)應(yīng)與該辦件形成的材料一并采集。

（三）用以證明行政執(zhí)法全過程等需要的行政執(zhí)法文件、證據(jù)及其他相關(guān)材料，包括證據(jù)性材料、程序性材料、結(jié)果性材料。

（四）其他具有憑證、查考和保存價(jià)值的電子文件。

第十條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在政務(wù)服務(wù)過程中采集政務(wù)服務(wù)電子文件的格式包括文本、圖像、音頻、視頻等。

第十一條?政務(wù)服務(wù)電子文件生成過程中，政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)采集必要的背景、結(jié)構(gòu)、簽署、時(shí)間、業(yè)務(wù)行為等元數(shù)據(jù)。

第十二條?涉及聯(lián)合辦理的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)，相關(guān)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)做好政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔工作。

第十三條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)收集的電子文件歸檔格式應(yīng)當(dāng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并且通用、開放、不綁定軟硬件。加密的政務(wù)服務(wù)電子文件應(yīng)當(dāng)解除加密技術(shù)手段后歸檔。

第四章 ?整理歸檔

第十四條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等文件以及部門行政權(quán)力清單、責(zé)任清單、公共服務(wù)目錄等確定本單位政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，并納入文件材料歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行管理。

政務(wù)服務(wù)電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表應(yīng)以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的最小細(xì)分項(xiàng)（如業(yè)務(wù)項(xiàng)）為單位制定。政務(wù)服務(wù)電子檔案保管期限應(yīng)不低于行政管理、訴訟、審計(jì)等活動(dòng)所需的追溯年限。

第十五條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)以每件辦理事項(xiàng)為基本單位，參照《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T42727—2023）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔整理工作，制定命名規(guī)則和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范命名和有序存儲(chǔ)，保持電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

第十六條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)參照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70—2018）等有關(guān)國家規(guī)定，在政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔、政務(wù)服務(wù)電子檔案移交等環(huán)節(jié)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，并辦理相關(guān)歸檔手續(xù)。

第十七條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將需要?dú)w檔保存的政務(wù)服務(wù)電子文件，定期導(dǎo)入相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)完成歸檔，并由本單位檔案部門負(fù)責(zé)管理。

第十八條?政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔方式分為在線實(shí)時(shí)歸檔和離線歸檔，具備在線歸檔條件的，應(yīng)優(yōu)先采用在線實(shí)時(shí)歸檔方式，歸檔時(shí)間最遲不能超過相應(yīng)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理完畢后的第二年6月底。

第五章 ?檔案移交

第十九條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家和自治區(qū)有關(guān)規(guī)定向檔案館移交政務(wù)服務(wù)電子檔案并附具開放利用意見。各級(jí)國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)做好政務(wù)服務(wù)電子檔案接收工作，提升安全管理水平，按照國家和自治區(qū)有關(guān)規(guī)定對(duì)接收的政務(wù)服務(wù)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測，檢測合格后辦理電子檔案移交接收手續(xù)，檢測不合格不予接收。

第二十條?政務(wù)服務(wù)電子檔案移交方式分為在線移交和離線移交，具備在線移交條件的，應(yīng)優(yōu)先采用在線移交方式。保存期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國家綜合檔案館移交。

第六章 ?保存利用

第二十一條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)做好本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案安全管理工作，做好電子檔案登記、日常檢查、轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀等工作。政務(wù)服務(wù)電子文件辦理過程中應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)要求，規(guī)范使用密碼技術(shù)進(jìn)行保護(hù)。

第二十二條?政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)制定本部門電子檔案備份制度，定期開展電子檔案備份工作。已向檔案館移交的電子檔案應(yīng)在本單位至少保存5年。

第二十三條?各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、個(gè)人信息保護(hù)等法律法規(guī)要求，依托政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，提供政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案的多用途、多角度共享利用。共享利用方式包括瀏覽、檢索、復(fù)制、下載、打印、借閱、接口調(diào)用等。

第二十四條?在對(duì)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案的共享利用過程中，各相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)做好登記和審批，申請(qǐng)使用部門應(yīng)記錄共享利用效果。

第二十五條??涉及國家秘密的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

第七章 ?附則

第二十六條?本辦法由自治區(qū)人民政府辦公廳、檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十七條?本辦法自印發(fā)之日起施行。

一圖讀懂：《寧夏回族自治區(qū)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法（試行）》圖解